1015

اصول سرپرستی

حوزه سرپرستی یکی از چالش برانگیزترین حوزه های مدیریتی سازمان است چراکه سرپرست باید با مدیران و روسا از یک طرف و با کارکنان از طرف دیگر ارتباط داشته باشد.از این رو برای تبدیل شدن یک نیروی کار ساده به فردی متخصص نیاز به فراگیری دانش و مجهز شدن به برخی مهارت های مدیریتی از قبیل برقراری ارتباط،ایجاد انگیزه در کارکنان، بهبود بهره وری،اداره کارکنان مشکل دار و مشکل ساز و.... می باشد.

جایگاه سازمانی سرپرست در انواع مدیریت

کارهای مدیریتی بر حسب سطوح سازمانی متفاوت است. معمولا سه سطح ذیل را برای طبقه بندی سطوح مدیریت در نظر می گیرند که عبارت اند از:
- مدیران عملیاتی یا سرپرستان : سرپرستان مدیرانی هستند که مسئولیت به کارگیری کارکنان ، اجرای طرح ها و سیاست های تعیین شده توسط مدیران ارشد و میانی را بر عهده دارند و زیر نظر مدیران میانی کار می کنند . آنان کار برنامه ریزی ، انگیزش ، هدایت و کنترل کارکنان را در سطوح عملیاتی سازمان بر عهده دارند.
- مدیران میانی
- مدیران عالی

وظایف سرپرست

سرپرستان بخش مهمی از مدیریت هستند و دقیقا همان وظایفی را بر عهده دارند که مدیران دیگر سازمان انجام می دهند که عبارت اند از:

- برنامه ریزی

- سازماندهی

- هدایت و رهبری

- کارگزینی

- نظارت و کنترل

آنچه لازم است سرپرست بداند :

ü     دانش شغلی

داشتن آگاهی کامل از کاری که قرار است توسط تیم انجام شود ، امری ضروری است ضمن اینکه سرپرست باید مفهوم مسئولیت هایی را که بر دوش اوست به روشنی دریافته باشد.

ü     مسئولیت پذیری

این مطلب برای سرپرست و همچنین کارکنان اهمیت زیادی دارد که آنان دقیقا بدانند جایگاهشان در سازمان کجاست . غالبا سرپرستان نسبت به این موضوع که شغل آنها دقیقا چه وظایفی را به دنبال دارد شناخت کافی ندارند.

ü     شرح شغل

تا زمانی که شخص شغل خود را نشناسد و نداند که وظایف او چیست، هرگز نمی تواند کار خود را به طور اثر بخش انجام دهد نکته مهمی که سرپرست باید به ذهن بسپارد این است که وی می بایست برداشت دقیقی از مسئولیت ها و حیطه اختیارات خود داشته باشد.

ü     مسئولیت های شغل

میزان اثربخشی کار سرپرست رابطه مستقیمی دارد با اینکه او از زمانی که در اختیار دارد چگونه استفاده می کند.در اینجا به برخی از نکات درباره وظایف شغلی سرپرست اشاره می کنیم:

·        پذیرفتن اهداف و سیاست های سازمان : وقتی روی این اهداف و سیاست های توافق به عمل آمده است باید آنها را پذیرفت و حین انجام کار ، آنها را مد نظر قرار داد و نباید در این زمان بر سر آنها به بحث و مجادله پرداخت.

·        اهداف فرعی : بهتر است اهداف کلی سازمان را هم برای خودتن و هم برای کارکنانتان به صورت ریز و در قالب اهداف فرعی یا کوتاه مدت در آورید.

·        برنامه ریزی و دستور کار: راجع به دستور کارها با زیردستانتان به توافق برسید( چه برنامه ای ؟ با چه کسی ؟ چه موقع؟)

·        پیاده سازی و اجرا : این نکته شامل مواردی است از قبیل سازماندهی ، هدایت افراد ، برقراری هماهنگی و ارتباط با سایر واحدها ، اصلاح برنامه ها در صورت لزوم.

·        کنترل : اجرای برنامه ها را از طریق مقایسه دائم دستاوردهای حاصل با برنامه ها و انجام اقدامات اصلاحی مناسب و بجا کنترل کنید.

·        ارتقا و آموزش : بخشی از کار روزانه خود را به ارتقا و بهبود سطح کاری زیردستان خود و آموزش آنان اختصاص دهید. به این ترتیب آنها آمادگی بیشتری برای پذیرش مسئولیت پیدا کرده و زودتر ترفیع خواهند گرفت.

هدف شغل سرپرست چیست؟

هدف شغل سرپرست را می توان به صورت زیر توصیف کرد:

برعهده گرفتن مسئولیت نسبت به پیشبرد بی وقفه امور و تولید کالا و ارائه خدمات به صورت بهینه ، تحت کنترل و نظارت  به وسیله منابع موجود.

خصوصیات و ویژگی های سرپرست ایده آل

ü     تصمیمات درست را اتخاذ می کند.

ü     افراد را تشویق می کند که کارشان را خوب انجام دهند.

ü     موقعیت های به وجود آمده را تحت کنترل دارد.

ü     مسئولیت پذیر است.

ü     با همه منصفانه رفتار می کند.

ü     حس اعتماد به نفس را به دیگران القاء می کند.

اصل پارتو

اصل پارتو در واقع ابزاری است برای حفظ کار. برای سرپرستان این اصل تلویحا بر چند مفهوم دلالت دارد:

-    در هر موقعیتی که در آن تعدادی عامل موثرند ، عوامل اقلیت اساسی  را از عوامل اکثریت غیر اساسی مجزا کنید.

-    برای تمام عوامل به یک اندازه ارزش قائل نباشید اقلیت اساسی را بیابید و به آنها بیشترین ارزش را بدهید.    

_  زمانی که جمع آوری اطلاعات مستلزم حل یک مسئله می شود به خاطر داشته باشید که بیشترین جواب ها از اطلاعات معدودی به دست می آیند ( میسر ساختن این امر به وسیله جمع آوری اطلاعات صحیح در مورد نکات کلیدی صحیح ممکن می شود)

-   اطلاعات صحیح ، بیشتر امری است کیفی تا کمی.

-    حجم خالص به ندرت اطلاعات مربوط به خودش را به طور خودکار تامین می کند.

هر گاه شما در موقعیتی قرار گرفتید که:

·        کار زیادی برای انجام دادن در زمان موجودتان داشتید.

·        یا نمی دانید که چه کاری را می توان با اطمینان کامل به زیردستان محول کرد که از عهده انجام آن به درستی برآیند و یا...

پارتو را به یاد بیاورید ! به دنبال این باشید که چه چیزاز اهمیت بیشتری برخوردار است و توجه جدی خود را به آن معطوف کنید.

واگذاری اختیار( تفویض اختیار)

واگذاری به زیردستان این آزادی و اختیار عمل را می دهد که برخی از فرایندهای کاری را به ابتکار خود انجام دهند ؛ با دادن این اطمینان خاطر که آنها قادرند کار را با موفقیت به انجام برسانند.

واگذاری ، توانایی سرپرست را در مدیریت شغل گسترش می دهد ، ضمن آنکه هم یک فرصت است و هم یک مسئولیت. در واگذاری می بایست دقت زیادی به کار بندید که از چه طریقی و به چه کسی اختیار را واگذار می کنید. به همان اندازه که انتخاب افراد شایسته و تعلیمات آنها ضروری می باشد ، انتخاب درست شغلهایی که می خواهید واگذاری کنید نیز دارای اهمیت است.

چرا سرپرستان از واگذاری مسئولیت امتناع می ورزند؟

v    به دلایل زیر قادر نیستند یا تمایلی به واگذاری ندارند:

·        احساس ناامنی

·        نداشتن تجربه کافی در واگذاری مسئولیت و متعادل ساختن حجم کارها

·        کمال گرایی

·        ترس از دست دادن کنترل

v    نمی خواهند زیرا:

·        به تنهایی از انجام کارها لذت می برند.

·        به زیردستانشان اعتماد ندارند.

·        دوست دارنداین گمان را القا کنند که بدون دریافت اضافه دستمزد ، حجم کار بیشتری بر دوش آنان می باشد( سندروم قربانی)

v    می ترسند به جهت آنکه :

·        زیردستانشان ممکن است خطاهایی مرتکب شوند( و سرپرست مقصر جلوه داده شود)

·        ممکن است سرپرست ، اضافی به نظر برسد.

v    زمان بیشتری گرفته می شود ( سرپرست به تنهایی می تواند سریع تر از عهده انجام آن برآید)

v    کسی نیست که بتوان به او واگذاری مسئولیت کرد؛ کارمند تعلیم دیده ،موجود نیست . ( آنها را تعلیم بده!)

v    نمی تواند به کسی اعتماد کند!( یاد بگیرید که کارمندانتان را بشناسید و به آنها اعتماد کنید)

واگذاری موثر

برای آنکه به طور کارآمد واگذاری را انجام دهیم باید اعمال زیر را انجام دهیم:

·        کاری را که باید واگذار شود انتخاب و برای این کار فرد مناسب را پیدا کنید.

·        کار را برایشان توضیح دهید و مطمئن شوید کاملا دریافته اند که انجام چه کاری از آنها انتظار می رود.

·        کارکنان را آماده و در آنها ایجاد انگیزه کنید.

·        به طور صحیح بر انجام ار نظارت داشته باشید.

·        فقط کاری را تحویل می گیرید که تکمیل شده باشد.

اموری که می توان/ نمی توان واگذار کرد

می توان واگذار کرد:

·        وظایف تکراری و روزمره ( و مسئولیت و تصمیم گیری وابسته به آن وظیفه)

·       کارهای تکمیل شده( برای القای حس موفقیت و پیشرفت)

·        کارهایی که دیگران بهتر از عهده انجام آن برمی آیند( و احتمالا با هزینه کمتری تمام می شوند)

نمی توان واگذار کرد: 

·        مسئولیت نهایی در انجام یک وظیفه ( این یکی همیشه به عهده خود شما می باشد)

·        وظایف بدون دستورالعمل ( چرا که همواره باید به آنها بگویید که چه کاری می خواهید انجام دهید و چگونگی انجام آن را هم برایشان روشن کنید)

·        وظایف ناخوشایند ( آنها دیگر واقعا به عهده خود شما می باشند شما نمی توانید و نباید از زیر بار آنها شانه خالی کنید)

مدیریت راهبرانه

مدیریت راهبرانه همان اصلاح اساسی است که نیاز داریم.

اگر قرار باشد کارکنان تلاش های روحی و جسمی لازم برای رسیدن به کار با کیفیت بالا را افزایش دهند مدیران باید رئیس مآبی را کنار بگذارند و تمام سعی شان بر این باشد که رابطه ای سرشار از اعتماد با کارکنان برقرار کنند . در این وضعیت اعتماد بدین معناست که کارکنان در اثر تجربه دریابند مدیر بهترین منافع آنان را در نظر می گیرد برای ایجاد چنین اعتمادی مدیر باید یاد بگیرد گرم ، دوستانه و حمایت گر باشد و از انتقاد کردن و فشار آوردن به کارکنان چشم پوشی کند.

 مدیریت رئیس مآبانه از ویژگی های زیر برخوردار است:

1.     رئیس بدون مشورت با کارکنان نوع کار و معیارها را برای آنان تعیین می کند.

2.     رئیس به جای نشان دادن عملی کار ، به کارکنان می گوید که کار را چگونه انجام دهند.

3.     رئیس یا جانشین او به بررسی و بازرسی کار می پردازد و کارکنان را در این ارزیابی دخالت نمی دهد.

4.     در صورت بروز مقاومت ، رئیس متوسل به زور می شود و در نتیجه کارکنان و مدیران به دو قطب مخالف تبدیل می شوند.

در مقابل مدیران راهبر صریح و روراست هستند آنان به صورت کتبی به کارکنان خود توضیح می دهند که برگشت معقولانه سرمایه چیست و برای اینکه در این برگشت سهیم باشند چه انتظاری از آنان می رود. مدیران راهبر کوته بین نیستند آنان سعی نمی کنند با کاهش مزد و کم کردن تعداد کارکنان میزان سود را افزایش دهند زیرا می دانند چنین رفتاری کیفیت کار را پایین خواهد آورد.

مدیریت راهبرانه ویژگی های زیر را داراست:

1.     مدیر راهبر یا جانشین او کار را عملا نشان می دهد تا کارکنان به درستی ببینند مدیر چه انتظاری از آنان دارد.

2.     مدیر راهبر بخش اعظم بازرسی و ارزیابی کار با به کارکنان محول می کند.

3.     مدیر راهبر توضیح می دهد که وظیفه اصلی اش تسهیل امور و راهشگایی است تا محیطی دوستانه ، به دور از فشار ، اجبار و دشمنی ایجاد شود.

یک مدیر راهبر باید بیاموزد که بدون استفاده از زور و اجبار به سرپرستی بپردازد از آنجایی که زور و اجبار همیشه در طول عمر ما وجود داشته است معمولا آن را به عنوان یک شیوه معمول می پذیریم و به همین دلیل کنار گذاشتن آن را بسیار دشوار می یابیم. در واقع ارتباط برقرار کردن با افراد بدون استفاده از زور و اجبار بدین معناست که محیط کار را محلی برای گفت و شنود قرار دهیم . در چنین فضایی کارکنان احساس قدرت می کنند و بیشتر احتمال آن می رود که کار با کیفیت انجام دهند. زمانی که کارکنان در میابند مدیر به نظرات آنان علاقه مند است به طور طبیعی در مورد کار خود صحبت می کنند مدیران می بایست محیطی را بیافرینند که در آن کیفیت کار به طور مرتب و آزادانه مورد بحث قرار گیرد.

مدیر راهبر نشان می دهد رفاه کارکنان برایش اهمیت دارد و تا جایی که به کیفیت و بهره وری وآسیبی نرسد سخت گیری وجود نخواهد داشت. پاداش ها باید به شکل گروهی باشد نه فردی ، چگونگی سهیم شدن در سود موسسه می بایست مورد گفتگو و مذاکره قرار گیرد. مدیر راهبر باید این عقیده را مستحکم سازد که هر مشکلی هم پیش آید ما هرگز تسلیم نمی شویم ما با کمک یکدیگر می توانیم برای هر مشکلی راه حلی بیابیم. ما می توانیم حاکم بر محیط کار است زور و اجباری وجود ندارد.